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Secrétariat de l'Assemblée Générale

Tenue du Secrétariat de l'Assemblée Générale

Les votes en Assemblée Générale donnent lieu souvent à des contestations lors de : 

- l'élection du syndic

- vote de travaux et de leurs financements

Nous vous proposons donc de tenir le poste de Secrétaire de l'Assemblée Générale, de manière à maîtriser l'enregistrement des votes et la rédaction du procès-verbal

 

Comment procède-t-on ?

 

1 - Récupération de la feuille de présence :

- Vous demandez au Syndic la feuille de présence de la dernière assemblée générale ( elle constitue une pièce annexe du procès-verbal selon l'article 14 du décret du 17 mars 1967 )

- Cette feuille de présence est transmise à leurs frais aux copropriétaires ( conformément à l'article 33 du décret du 17 mars 1967)

 

2 - Enregistrement des données de la Copropriété (Copropriétaires, Lots, Clés , Tantièmes )

- Nous enregistrons les données

 

3 - Enregistrement de la Convocation

- Nous enregistrons la convocation

 

4 - Formation

- Nous mettons à votre disposition le logiciel de gestion de l'assemblée générale

- Nous vous formons à son utilisation ( avec un simulateur de tenue de l'assemblée générale ) qui permet de simuler la tenue de l'assemblée générale autant de fois que nécessaire

 

5 - Information du Syndic

- Vous prévenez le Syndic que vous allez présenter votre candidature au poste de Secrétaire de l'Assemblée générale

 

6 - Préparation de l'Assemblée générale :

- Vous enregistrez les données de l'assemblée générale sur votre ordinateur portable

- Vous éditez la feuille de présence

 

7 - Tenue de l'assemblée générale

- Vous faites signer la feuille de présence

- Vous enregistrez les participants au fur et à mesure de leurs arrivées

71 - Le Syndic commence la Séance par la résolution " Election du Président de séance " 

- Le Copropriétaire prévu comme Président de séance se présente et est élu

- Il s'agit d'un vote unique que vous enregistrez

- Il peut y avoir aussi " Election du Bureau" ( Il s'agit d'un vote multiple avec élection des trois postes )

72 - Le Président de séance élu  passe ensuite à la résolution " Election du Secrétaire de séance " et vous présentez

  votre  candidature :

- Par défaut le Syndic est le Secrétaire de séance, mais il ne peut refuser votre candidature

- En général, dans ce cas le Syndic ne présente pas sa candidature

- Vous enregistrez le vote et si vous êtes élu, vous devenez le Secrétaire de l'Assemblée générale

73 - Enregistrement des votes des résolutions suivantes :

- élection du ou des scrutateurs

- approbation des comptes de l'exercice

- éventuellement, quitus donné au Syndic pour sa gestion durant l'exercice

74 - Election du Syndic

- Chaque candidat doit se présenter

- Le vote se déroule ensuite en l'absence des candidats sauf si l'un est Copropriétaire ( cas du syndic non professionnel)

- le vote est réalisé pour chaque candidat successivement

- Le premier tour s'effectue à la majorité de l'article 25 ( tous les copropriétaires ) :

                        - si l'un obtient plus de 50% des voix, il est élu

                        - si aucun candidat n'obtient pas plus de 50% des voix, mais obtient entre 1/3 et 50% des voix,

                          il participe  à un second tour à la majorité de l'article 25-1 ( les copropriétaires présents et représentés )

- Au second tour, le vote est réalisé pour chaque candidat successivement

                     - si l'un obtient plus de 50% des voix, il est élu     

75 - Votes des autres résolutions

76 - Edition du procès-verbal

- Si vous disposez d'une imprimante, vous l'éditez en deux exemplaires et vous le faites signer par le Président, le Scrutateur et vous-même, puis vous en remettez un au Syndic pour qu'il l'envoie aux Copropriétaires

- Si vous ne disposez pas d'une imprimante, vous faites une édition sous forme de ( .pdf) et vous en communiquez un exemplaire au Président, au Scrutateur et au Syndic pour qu'il l'envoie aux Copropriétaires

 

 Coût du service :

- un euro par Copropriétaire avec un minimum de 25 euros

Mots clés associés
assemblée générale - secrétaire
assemblée générale - logiciel